Hoje em dia, em meio a uma sociedade cada vez mais preocupada com suas obrigações e seus deveres, quase que a totalidade de todos os negócios fechados entre empresas e entre prestadores e empresas, são baseados em contratos. Por isso, a boa gestão de contratos vem sendo cada vez mais exigida pelos empreendedores.

“Se não conhecer os seus contratos, como queres conhecer o seu negócio?”

Esta frase de origem desconhecida reflete bem a importância da boa utilização da prática contratual.

Os contratos estão se revelando a base dos negócios bem estruturados, contudo, tão importante quanto fechar um contrato é mantê-lo sobre total controle gerencial. A eficiência de um contrato está diretamente relacionada com o acompanhamento de sua execução.

Existe sempre um grande empenho das empresas para realizar o fechamento de novos contratos, contudo, observar-se que nem sempre essa mesma dedicação continua após o fechamento do negócio. As empresas, mesmo investindo em gestão patrimonial, não dão a mesma importância à gestão dos contratos.

Os números que iremos apresentar abaixo nos dão uma visão geral referente a importância que é dispendida no acompanhamento e gestão contratual.

Segundo pesquisas da ANGC (Agência Nacional de Gestores de Contratações), 90% das 70 empresas entrevistadas utilizavam e-mail para fazer a gestão dos seus contratos; 34% de 54 empresas não controlavam os níveis de serviço dos contratos e mais de 75% não utilizavam nenhuma metodologia para gestão de contratos.

Pensando nisso, a Sonda IT desenvolveu dentro do Legem o módulo de Contratos, que pode trabalhar em conjunto com o módulo de Solicitações ou isoladamente.

O módulo de Contratos permite total e completo controle sobre a administração do contrato desde o início até o seu efetivo final de vigência. E quando falamos em total e completo controle, estamos falando de maneira ampla, pois o módulo de Contratos do Legem permite o cadastro e controle de Envolvidos, Cliente, Objeto do contrato, Valores, Cláusulas passíveis de questionamento, Atividades realizadas, Processos Vinculados ao Contrato, Controle e geração de Anexos e Aditivos do Contrato, Alterações Contratuais, Impostos envolvidos no Contrato, Responsável que cuida do contrato, Workflow, índice de reajuste, Templates e histórico de e-mails.

Com todas estas ferramentas dentro do módulo de Contratos, é possível ter total controle dos fluxos dos contratos, dos gastos, controles de pagamentos, de qualidade, de alçada, controle contencioso do contrato, ou seja, tudo que a empresa precisa para facilitar o trabalho e manter os seus contratos administrados para futuras tomadas de decisões.

E mais, com o módulo de Contratos do Legem o cliente nunca mais perderá os prazos de vigência e renovação dos contratos, e poderá se livrar daqueles controles manuais. Isso porque a ferramenta trabalha com o envio de alertas e e-mails para os responsáveis pelo contrato quanto à sua vigência ou renovação. Também é possível configurar os dias de antecedência que esses alertas e e-mails serão enviados. E como os alertas são enviados para a caixa de e-mail do responsável, não será necessário que este esteja logado no sistema para recebe-los.

Assim, o Módulo de Contratos em conjunto com o Módulo de Solicitações, tornam-se em uma ferramenta poderosa para administração da própria empresa, visto que hoje tudo gira em torno de contratos.