O Fluxo Gráfico trata-se de uma maneira fácil e rápida de se criar um fluxo de aprovação de contratos, seja ele interno ou enviado por terceiros.

Através desta ferramenta é possível automatizar os níveis de aprovação de um contrato, determinando cada etapa até a sua aprovação final. Com isso, a empresa terá maior segurança nos fechamentos dos seus contratos, quer esteja figurando como Contratante ou como Contratada, visto que reduzirá consideravelmente os desvios em seu fluxo interno de aprovação, haja vista a obrigatória necessidade da aprovação de fato de um responsável para que o fluxo possa seguir para a fase seguinte, sem o qual, ficará parado, podendo-se rastrear facilmente onde e a quanto tempo está parado, garantindo assim, total controle, inclusive sobre o tempo dispendido das aprovações.

Para maior segurança e confidencialidade das informações e aprovações contratuais, o Fluxo Gráfico trabalha com o que chamamos de “Nível de Segurança”, garantindo que a solicitação seja enviada e aprovada apenas pelas pessoas envolvidas e relacionadas diretamente no fluxo e/ou na Solicitação, restringindo assim, o acesso e visualização das solicitações Contratuais por funcionários/colaboradores que não estejam envolvidos diretamente no Fluxo Gráfico.

A seguir, temos uma demonstração simples de um Fluxo criado no sistema Legem, que pode atender desde um fluxo simples até o mais complexo.

Devido à interface gráfica, torna-se fácil visualizar e entender cada uma das etapas e tomadas de decisões.

Com os fluxos estabelecidos, o cliente tem total controle e automatização das tarefas realizadas rotineiramente, sejam elas com ou sem controle de prazos, uma vez que o sistema trabalha enviando alertas aos responsáveis por cada atividade, avisando-os quando existir uma tarefa da qual é responsável por realiza-la, ou ainda, que a atividade da qual era responsável está em atraso. Os alertas são enviados para o e-mail do responsável, ou seja, mesmo que não tenha acessado o sistema saberá que está responsável pela atividade.

E já que estamos falando de automação de procedimentos e diminuição de trabalhos manuais, não podemos deixar de mencionar a ferramenta de Template que consiste, basicamente, em auto completar o contrato com as principais informações lançadas na Solicitação, deixando-o praticamente pronto para ser impresso e assinado após a finalização do fluxo.